We zitten in de tweede coronagolf en de ziekenhuizen zijn weer volop bezig met het opschalen en afschalen van enerzijds coronazorg en anderzijds standaard zorg. Een operatie die wat soepeler loopt dan zes maanden geleden, maar die ook laat zien dat de traditionele Tayloriaanse manier van organiseren met taakdeling, afdelingen, hiërarchie, vergaande specialisatie in functies, een organisatie hindert in snel omschakelen naar aan andere vraag uit de omgeving.

Er zijn de laatste decennia talloze publicaties verschenen, veelal van goeroes met een McKinsey achtergrond, over organiseren, organisaties, verbeteren, herontwerpen. Proces Improvement, Business Process Reenginering, Agille en een heel scala kreten ontleend aan het Toyota systeem zoals Lean (vreemd genoeg zonder "mean"), six sigma, Kayzen, Kanban, maar vaak slechte wijn in mooie zakken, maar nooit is de traditionele lijn-staf organisatie ter discussie gesteld. Zo nu en dan een oprisping, Semler, Handy of publicaties over Netflix, Uber, Coolblue, maar steeds opnieuw organisaties met bazen, bovenbazen, medewerkers, functies. Organisaties bestaande uit kapstokken waar van alles aan opgehangen wordt. En ja, een kapstok geeft orde, maar vraagt ook energie om die orde te bewaken, om de structuur te bewaken, structuur die juist belemmerend werkt als er snel geschakeld moet worden. Hoe belemmerend werkt de kapstok als je snel naar buiten moet bij een brand!

Structuur helpt bij beheersing, maar belemmert als er snel geschakeld moet worden. Is het mogelijk een organisatie te verzinnen met een minimum aan structuur die snel en adequaat kan reageren op snelle veranderingen in vraag en aanbod? Ja, die bestaat! De Octopus organisatie, genoemd naar de inktvis. Inktvissen hebben geen skelet en daardoor kunnen ze zich in vrijwel iedere vorm wringen.De octopus heeft een groot hoofd, acht armen met zuignappen en drie harten. Naar verluidt bezit een octopus vijfhonderd miljoen zenuwcellen­­, ongeveer evenveel als uw hond. Meer dan de helft daarvan zit in de acht armen, die daarmee feitelijk autonoom opererende organen zijn die ook zonder centrale aansturing hun gang kunnen gaan. Elke arm heeft zijn eigen stel hersenen.

Geen centrale aansturing, geen skelet waardoor snel iedere vorm kan worden aangenomen, volledig autonome delen die toch samen kunnen werken en snel taken van elkaar kunnen overnemen. Een ideale organisatievorm toch?

Zelfdenkende mensen, mensen die niet gespecialiseerd zijn in een vak, een beroep, een klein deel van de benodigde werkzaamheden, maar op meerdere plaatsen inzetbaar zijn.
Een personeelwerker die als het nodig is ook op de shopfloor uit de voeten kan. Een financieel manager die ook machines kan onderhouden of repareren. Een laborant die ook op een IC uit de voeten kan. Een organisatie waar alle medewerkers op basis van de externe vraag worden ingezet waardoor als het onverwachte zich voordoet meteen gereageerd kan worden.

De moeite waard om daar eens dieper over na te denken toch? Want is het niet zo dat ook in uw organisatie soms mensen duimen zitten te draaien terwijl anderen overuren maken? Hoe mooi zou het zijn als de duimdraaiers meteen inzetbaar zijn en hun collega's kunnen helpen.

Minder structuur, meer beweging, het begint met het weten wat mensen kunnen en willen! De octopus is een van de meest intelligente weekdieren. De uitslagen van voetbalwedstrijden kunnen zeniet voorspellen, maar wellicht wel de basis leggen voor een organisatie die zich snel aan kan passen aan een snel veranderende omgeving!

De concept van de octopus organisatie:

• Het hoofd neemt waar en zet de richting uit, maar is een gelijkwaardig onderdeel van het systeem.
  

• De tentakels zijn autonoom werkende clusters van samenwerkers.

• De tentakels ondersteunen elkaar zodat de workload gelijk verdeeld wordt over het complete systeem.

• Medewerkers worden samenwerkers, veelal generalisten die multi-inzetbaar zijn.

• De organisatie past zich steeds aan aan de omgeving.

• De kracht van de samenwerkers bepaalt de kracht van de organisatie.

• Samenwerkers werken samen, maar wel op basis van het individuele prestatievermogen.

• Samenwerkers ontwikkelen zich constant op basis van hun potentieel en persoonlijkheid